ChatGPT로 업무 자동화 끝내기: 실무자가 가장 많이 쓰는 7가지 자동화 템플릿+설정법

요즘 회사에서 “AI로 일 좀 자동화해보자”는 이야기가 정말 흔해졌습니다. 하지만 막상 시도하면 막히기 쉽죠. 어떤 업무를 어떻게 자동화해야 하는지, 어떤 프롬프트를 써야 제대로 작동하는지 알기 어렵기 때문입니다.

아래는 실제 직장인들이 가장 많이 사용하는 업무 자동화 7가지를 정리한 것으로, 바로 복사해 적용할 수 있는 템플릿까지 포함되어 있습니다.

1. 이메일 자동 요약 + 회신 초안 생성

사용 목적: 하루 수십 통의 이메일을 처리하는 사람에게 가장 효과적인 자동화입니다.

프롬프트 템플릿:

"다음 이메일을 3줄로 요약하고, 내가 보낼 회신 초안을 작성해줘.
내 역할: [직무]
이메일 내용: {붙여넣기}"

2. 회의록 자동 생성 + 할 일 목록 분리

회의 녹취록 또는 채팅 내용을 붙여넣으면 자동으로 회의록 형태로 정리됩니다.

"다음 회의 내용을 정리해줘.
- 회의 요약
- 핵심 결정사항
- 담당자별 할 일(To-do)
내용: {붙여넣기}"

3. 보고서 초안 자동 생성

서론–본론–결론 구조로 자동 생성되기 때문에 초안 작업 속도가 크게 단축됩니다.

"아래 데이터를 기반으로 A4 1장 분량의 보고서 초안을 작성해줘.
구조: 서론 / 본론 / 결론
내용: {데이터 or 요약 정보}"

4. 반복되는 표/문서 템플릿 자동화

엑셀 기반 업무를 할 때 표 자동 생성 기능이 매우 유용합니다.

"아래 조건으로 표를 만들어줘.
- 열: 항목, 담당자, 마감일, 진행상태
- 형태: 표
조건: {요구사항}"

5. 고객 응대/상담 자동화

CS팀, 쇼핑몰 운영자에게 특히 유용한 자동화입니다.

"고객 문의에 답변하는 상담원 역할을 해줘.
문체: 정중하지만 단호하게
고객 메시지: {메시지}"

6. 문서 번역 + 톤 유지

직역이 아니라 문서 스타일에 맞춘 자연스러운 번역이 가능해서 업무 효율이 크게 증가합니다.

"아래 문서를 자연스러운 비즈니스 톤으로 번역해줘.
문서: {붙여넣기}"

7. 반복 업무 자동화 체크리스트

아래 항목 중 3개 이상에 해당하면 자동화를 적극적으로 고려해도 됩니다.

• 매일/매주 반복하는 문서 작업이 있다
• 요약·정리·정답 생성 같은 반복 패턴이 있다
• 메일·보고서·메모 작성 시간이 과도하게 든다
• 회의 후 정리 시간이 부담된다
• 자료를 항상 같은 형식으로 정리해야 한다

마무리

업무 자동화는 ‘한 번 세팅하면 계속 쓰는 시스템’이기 때문에, 초반에 제대로 템플릿을 만들어두면 생산성이 폭발적으로 올라갑니다. 앞으로도 실무에서 바로 적용할 수 있는 자동화 템플릿을 더 소개할 예정입니다.